Indennità di trasferta - Rimborsi spese - Rimborsi chilometrici

Dal 1/1/2001 il reddito dei collaboratori coordinati e continuativi non è più considerato reddito di lavoro autonomo ma reddito assimilato a quello di lavoro dipendente (vedi Collegato alla Finanziaria 2000)
Pertanto per tutti i collaboratori coordinati e continuativi (nel cui ambito sono inclusi anche gli amministratori, sindaci e revisori di enti e società) sono previsti gli adempimenti richiesti per i dipendenti per quanto riguarda la normativa del lavoro in campo assistenziale e assicurativo (INPS e INAIL).

Tralasciando gli adempimenti e le modalità per la corresponsione dei compensi e i relativi obblighi in materia di scritture e registri obbligatori, viene sintetizzato di seguito quanto previsto per trasferte e rimborsi spese valevoli dal 1° gennaio 2001 sia per i dipendenti che per i collaboratori coordinati e continuativi.

Per semplicità sarà utilizzato il termine "collaboratore" sia per i dipendenti che per i collaboratori coordinati e continuativi, amministratori inclusi.

Indennità forfetaria di trasferta.
Le indennità di trasferta fuori dal comune sede di lavoro, sono escluse da IRPEF in capo al collaboratore fino a L. 90.000 per giornata intera (all'estero L. 150.000). In aggiunta all'indennità forfetaria è possibile corrispondere rimborsi analitici per le sole spese di viaggio e trasporto, sempre escluse dall'imponibile IRPEF.
In questo caso tutti gli altri rimborsi per vitto e alloggio sono soggetti ad IRPEF in quanto si considerano già compresi nell'indennità forfetaria di trasferta. Questa non è più applicabile dopo 240 giorni di trasferta continuata nella stessa località.

Trasferte con rimborso a piè di lista.
Nel caso di trasferte con rimborso analitico delle spese (rimborso cioè delle spese effettivamente sostenute dal collaboratore senza corresponsione di indennità forfetaria), sono esclusi dal reddito del dipendente tutti i rimborsi relativi a:
- spese di viaggio (aereo, treno, nave, ecc.) comprese le indennità chilometriche per uso dell'auto propria nei limiti delle tariffe ACI rilevate per i diversi modelli di autovetture;
- spese di vitto e alloggio;
- spese varie non documentabili (es. mance, telefonate, lavanderia e stireria) fino ad un massimo di L. 30.000 giornaliere (L. 50.000 all'estero) purché analiticamente elencate ed attestate dal collaboratore (C.M. 23.12.97, n. 326/E).
La stessa circolare ha ammesso che i biglietti di viaggio per utilizzo di mezzi pubblici valgono come documentazione anche se anonimi e sempre se esposti analiticamente in nota spese e inerenti alla trasferta.
Per le trasferte all’estero, già dal 1984 è considerata idonea documentazione delle spese, quella conforme alla normativa del paese estero in cui sono sostenute, anche se diversa dalla documentazione italiana.

Trasferte a rimborso misto.
E' il caso in cui al collaboratore viene riconosciuta un'indennità forfetaria e un rimborso parziale delle spese.
In questo caso i limiti di esclusione IRPEF esaminati all'inizio, sono così ridotti:
- riduzione di un terzo del limite d'esenzione (quindi L. 60.000 per l'Italia e L. 100.000 per trasferte all'estero) se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al collaboratore alternativamente l'alloggio o il vitto;
- riduzione di due terzi dei limiti d'esenzione (quindi L. 30.000 Italia, L. 50.000 estero) se il datore di lavoro rimborsa o fornisce gratuitamente al collaboratore sia l'alloggio che il vitto.

All'interno del comune sede di lavoro sono esenti da IRPEF solo i rimborsi delle spese di trasporto documentate dal vettore (biglietto tram, autobus, ricevuta taxi), sempre analiticamente elencati ed attestati dal collaboratore.
Sono esclusi i rimborsi per l'uso dell'auto propria.

I rimborsi spese per trasferte con utilizzo da parte del collaboratore dell'auto, sono esclusi da IRPEF se sono applicate le Tariffe predisposte dall'ACI e fino al limite di 17 cv. fiscali per le auto a benzina o 20 cv. fiscali se diesel. Se il collaboratore utilizza un'auto propria superiore ai limiti di cui sopra, si hanno due alternative:
a) rimborso spese in base alla tariffa ACI per l'auto effettivamente utilizzata - la parte di costo rimborsata superiore a quella di un'auto similare di 17 cv. o 20 cv. - non è detraibile da parte dell’azienda committente
b) rimborso spese utilizzando la tariffa ACI per un'auto inferiore rientrante nei limiti di esenzione.

Il rimborso chilometrico deve essere riferito al chilometraggio complessivo annuo dell’auto, effettuato cioè sia per uso privato che per lavoro. Se si è provveduto su un valore stimato inferiore a quello effettivamente percorso nell’anno in cui si sono verificati i rimborsi, occorre ricalcolare e conguagliare gli importi per i chilometri rimborsati ad una tariffa superiore.

Esaminiamo infine gli aspetti fiscali dalla parte delle aziende che corrispondono i rimborsi fin qui esaminati.
Le indennità di trasferta ed i rimborsi di spese viaggio sono interamente deducibili.
I rimborsi a piè di lista analitici (quindi non forfetari) di spese vitto e alloggio per le trasferte del collaboratore, sono deducibili per un importo giornaliero fino a L. 350.000 (L. 500.000 se all'estero). Se l'azienda mette gratuitamente a disposizione del collaboratore un alloggio nel luogo di trasferta bisogna tener conto, per i limiti di cui sopra, del costo specifico dell'alloggio per i giorni effettivi della trasferta.
I rimborsi per l'utilizzo dell'auto privata del collaboratore sono deducibili nei limiti indicati in precedenza secondo le tariffe ACI. Agli stessi limiti sono soggette le auto noleggiate dal dipendente per effettuare la trasferta.
Ai fini IRAP i rimborsi chilometrici non sono deducibili.

Per completezza riassumiamo infine la normativa riguardante le auto aziendali concesse in uso ai dipendenti, rientranti nella disciplina dei cosiddetti fringe benefits, riprendendo in questo caso la distinzione dei termini dipendente e collaboratore. Avremo la seguente casistica.
Auto assegnate ai dipendenti:
- in uso solo personale: l'azienda deduce interamente i costi fino all'importo del fringe benefit che costituisce imponibile per il dipendente (il compenso in natura deve essere determinato in base al valore normale del bene o servizio, intendendosi per valore normale il prezzo o corrispettivo di mercato);
- in uso promiscuo (per lavoro e personale) per la maggior parte del periodo d'imposta: l'azienda deduce tutti i costi eccedenti se l'automezzo è dato in uso promiscuo per la maggio parte dell'anno (anche considerando dipendenti diversi) purché tale utilizzo risulti da idonea documentazione, come ad esempio una clausola nel contratto di lavoro o una sua successiva integrazione; il reddito attribuito al dipendente è pari al 30% dell'importo costituito dal rimborso chilometrico per una percorrenza convenzionale di 15.000 km annui, come da apposite tabelle predisposte a questo scopo dall’ACI allegate ogni anno ad un decreto del Ministero delle finanze. L'importo addebitato al dipendente va ragguagliato ai giorni di effettivo utilizzo da parte di ogni dipendente in corso d'anno;
- in uso promiscuo per meno di metà del periodo di imposta: i costi eccedenti il fringe benefit sono deducibili secondo le regole generali previste per le auto aziendali e cioè 50% degli ammortamenti e canoni leasing delle autovetture calcolandoli fino ad un limite di valore pari a L. 35 milioni per auto (per i rappresentanti deduzione l'80% e valore massimo pari a L. 50 milioni). Sempre al 50%, sono detraibili tutte le spese di gestione del veicolo.

Abbiamo ripreso la differenziazione dei termini, come detto all’inizio di questo paragrafo, in quanto fino al 31.12.2000 per le auto dato ad esempio in uso promiscuo agli amministratori le regole erano le seguenti:

il compenso in natura determinato in base al valore normale del bene o servizio (in questo caso l‘uso dell’auto) era interamente deducibile per l’azienda; la parte che eccedeva il fringe benefits imputato all’amministratore era deducibile al 50%.

In considerazione del fatto che il reddito dell’amministratore è ora considerato assimilato al reddito di lavoro dipendente e non più reddito di lavoro autonomo di natura professionale o artistica derivante da collaborazioni coordinate e continuative (ex. art. 50 del TU.I.R), si verifica la stessa possibilità prevista sopra per l’auto in uso promiscuo a dipendenti per la maggior parte dell’anno?

DOCUMENTAZIONE DELLE SPESE

Tutta la documentazione deve essere il più possibile precisa e dettagliata.
Per le spese a piè di lista indicare nel prospetto riepilogativo: data, descrizione, documento allegato e importo.
Per i rimborsi chilometrici indicare: data, percorso, società, enti o persone visitati, chilometri percorsi.
Tutti i riepilogativi delle spese devono riportare i dati del collaboratore e la sua firma (importante in quanto attesta natura e quantità della spesa, in particolare per quelle non documentate o i biglietti di viaggio non intestati come i biglietti ferroviari o autostradali).
Se il totale della nota spese è superiore a L. 150.000, applicare una marca da bollo da L. 2.500.

Qualora il collaboratore abbia acquistato beni o servizi documentati da fattura intestata all'azienda, la stessa dovrà essere regolarmente registrata ai fini IVA. Il collaboratore consegnerà quindi la fattura separatamente dalla documentazione allegata alla nota spese. In questa sarà sufficiente indicare: "giorno xx/xx, pagata fattura n. xxx ditta YY", allegando fotocopia tra la documentazione.

Si consideri infine che incomplete o inesatte note spese, considerate regolari, se contestate in seguito a verifiche sia dell’amministrazione finanziaria che degli istituti ed enti previdenziali e assicurativi, potrebbero comportare oltre alla ripresa fiscale per reddito non dichiarato da parte del collaboratore, anche sanzioni per l’inosservanza degli obblighi previdenziali e assicurativi.

Mentre per i dipendenti nulla cambia dal 1/1/2001, diversa è la situazione per i collaboratori coordinati e continuativi e quindi anche per gli amministratori.
I collaboratori coordinati e continuativi fino al 31.12.2000 avevano sempre diritto al rimborso delle spese viaggio in esenzione IRPEF per trasferte fuori dal comune di residenza o dove avevano il domicilio fiscale. Ora, essendo assimilati ai dipendenti, avrebbero diritto al rimborso solo per trasferte fuori dal luogo sede di lavoro dell’azienda committente o amministrata.
Pertanto i trasferimenti tra luogo di residenza e sede di lavoro sarebbero ora assoggettati ad IRPEF se rimborsati dall’azienda secondo le regole già valevoli per i dipendenti.

La recentissima presa di posizione dell’Amministrazione finanziaria nel corso della videoconferenza del 18/01/2001 ha parzialmente migliorato la situazione di assoluta incertezza creatasi con l’avvio delle nuove norme e di alcune interpretazioni dell’INPS sull’argomento. Nella videoconferenza l’Agenzia delle entrate ha sostanzialmente risolto il problema come segue:
- se il collaboratore (in particolare gli amministratori) è tenuto a svolgere la propria attività presso un determinato luogo di lavoro sulla base del contratto stipulato con il committente, la trasferta ed i rimborsi spese sono esenti da IRPEF solo se relativi a viaggi/trasferte fuori da tale sede di lavoro;
- se nel contratto di collaborazione non è precisato che il collaboratore sia tenuto a svolgere la propria attività presso una determinata sede di lavoro, la trasferta ed i rimborsi spese sono esenti da IRPEF (sempre secondo le regole sopra sintetizzate) se relativi a viaggi/trasferte fuori dal proprio domicilio fiscale.

Questo è particolarmente importante per amministratori che non percepiscono compensi e possono essere chiamati a svolgere parte della propria attività in determinate occasioni (es. partecipazione a consigli d’amministrazione) presso la sede della società distante magari parecchi chilometri dal proprio domicilio fiscale. Secondo l’interpretazione dell’Agenzia delle Entrate la trasferta o il rimborso chilometrico corrisposto, non costituiranno reddito mentre applicando strettamente il dettato del D.L. 268/2000 (riconfermato dalla circolare ministeriale 207 del 16.11.2000), il solo fatto che percepiscano un rimborso chilometrico soggetto ad IRPEF (magari poche decine di migliaia di lire al mese) per i trasferimenti da casa all’azienda, fa scattare l’obbligo dei versamenti alla gestione separata ed una serie di altri adempimenti.

Sarebbe opportuno che questa interpretazione dell’Agenzia delle Entrate fosse quanto meno riconfermata a livello ministeriale per maggiore tranquillità di tutti.

La situazione venutasi a creare a seguito dell’entrata in vigore della nuova normativa per i collaboratori coordinati e continuativi (alcune aziende nell’incertezza, hanno sospeso ogni compenso e rimborso in attesa di sicure indicazioni), si spera venga semplificata o meglio definita al più presto.